Żeby przygotować doskonały catering okolicznościowy, firma potrzebuje informacji. Dzięki nim jest w stanie stworzyć odpowiednie menu i zachwycić gości przygotowanymi potrawami. Jakie szczegóły mają największe znaczenie?
Catering okolicznościowy – jak go zamówić? 6 ważnych informacji, których będzie potrzebować firma cateringowa
Istnieje cały katalog informacji, których potrzebuje firma cateringowa, aby dobrze zrealizować zlecenie. Oto szczegóły, które mają największe znaczenie dla powodzenia przedsięwzięcia, a co za tym idzie sukcesu organizowanego przez Ciebie eventu.
- Termin i rodzaj imprezy oraz liczba gości
To podstawowe informacje, które pozwalają firmie cateringowej ocenić, czy dysponuje mocami przerobowymi, aby w danym terminie przygotować określone potrawy dla wskazanej liczby gości. Zdarza się, że w interesującym klienta dniu obsługa wesela na 120 osób nie jest możliwa, natomiast obsługa skromnego przyjęcia urodzinowego już tak. Żeby uniknąć przykrej niespodzianki, warto z wyprzedzeniem zarezerwować.
Najlepsze firmy cateringowe w okolicy są rozchwytywane i najczęściej nie narzekają na brak zleceń. Jeśli nie skontaktujesz się z nimi odpowiednio wcześnie, musisz liczyć się z ryzykiem odmowy. Nie zwlekaj więc z pierwszą rozmową, nawet jeśli nie znasz wszystkich szczegółów dotyczących imprezy. Najczęściej zajmuje ona parę minut i pozwala zarezerwować termin. Detale ustalisz z firmą cateringową później.
- Zakres usług cateringowych
Firma cateringowa – oprócz przygotowania menu okolicznościowego i jego dostawy – może zaoferować także inne usługi, np. obsługę kelnerską uroczystości, live cooking show czy też wynajem zastawy stołowej. Już podczas wstępnej rozmowy poinformuj przedstawiciela firmy, jakie usługi Cię interesują. Upewnisz się dzięki temu, że podmiot na pewno je realizuje.
- Charakter imprezy
Elegancki bankiet? Niezobowiązujące standing party? A może swojska biesiada? Charakter imprezy również ma znaczenie dla firmy przygotowującej catering. Jego znajomość pozwala profesjonalistom skomponować menu, które nie tylko będzie smaczne i atrakcyjne pod względem wizualnym, ale również dopasowane do specyfiki wydarzenia. Dbałość o spójność menu z charakterem imprezy na pewno zostanie doceniona przez gości.
- Miejsce eventu
Firma cateringowa musi wiedzieć, gdzie będzie odbywać się impreza – nie tylko po to, aby dostarczyć potrawy pod wskazany adres, ale i skomponować odpowiednie menu. Inny jadłospis będzie bowiem odpowiedni dla imprezy w plenerze, a inny dla wydarzenia odbywającego się w budynku.
Co więcej, jeśli realizowane przez firmę cateringową usługi obejmują przygotowanie i serwowanie jedzenia na miejscu, np. podczas wesela lub live cooking show, klient najczęściej jest proszony o dostarczenie dodatkowych informacji dotyczących m.in.:
- dostępnej infrastruktury (prądu, wody i sanitariatów) i wyposażenia kuchennego,
- możliwości wcześniejszego przybycia we wskazane miejsce celem zorganizowania stanowisk pracy i wstępnego przygotowania potraw,
- terminu, do kiedy miejsce ma zostać uprzątnięte.
- Scenariusz wydarzenia
Znając scenariusz imprezy, firma cateringowa będzie wiedzieć jakie potrawy i kiedy zaserwować. Jeśli w trakcie wydarzenia przewidzianych jest kilka krótkich przerw kawowych, serwowanie menu lunchowego nie będzie dobrym pomysłem, gdyż goście nie zdążą zjeść wybranych potraw. W takiej sytuacji o wiele lepiej sprawdza się bufet z przekąskami na raz.
- Preferowana kuchnia i szczególne wymagania gości
Informacje dotyczące preferowanej kuchni i szczególnych wymagań gości nie tylko pozwalają dopasować menu do indywidualnych preferencji, ale również pozwalają zagwarantować dobre samopoczucie i zdrowie zaproszonych osób. Jeśli osoba z nietolerancją lub alergią pokarmową zje nieodpowiednią potrawę, może to nawet zagrozić jej życiu. Dlatego ostrożności nigdy za wiele!
Im więcej szczegółów dotyczących imprezy lub eventu podasz firmie cateringowej, tym łatwiej jej będzie opracować odpowiednie menu i przygotować dania, które zachwycą gości. Zanim więc skontaktujesz się z podmiotem oferującym catering, zastanów się nad najważniejszymi kwestiami, takimi jak termin i rodzaj uroczystości, liczba gości czy też miejsce imprezy.