Chcesz powierzyć niszczenie dokumentów firmie zewnętrznej? Potencjalny partner biznesowy powinien zostać wybrany z rozwagą i należytą starannością. Na jakie aspekty warto zwrócić uwagę, aby nie żałować podjętej decyzji?
Niszczenie dokumentów – jak wybrać firmę zewnętrzną? Najważniejsze aspekty
Niewłaściwe obchodzenie się z danymi w procesie utylizacji dokumentów może doprowadzić do wycieku poufnych informacji. Grozi to nie tylko konsekwencjami prawnymi, ale również stwarza ryzyko, że pozyskane dane zostaną wykorzystane w procederze przestępczym. Nic więc dziwnego, że wiele firm i instytucji decyduje się na profesjonalne niszczenie dokumentów. Pozwala to zwiększyć poziom bezpieczeństwa informacji i oszczędza czas.
Szukasz podmiotu, który zająłby się niszczeniem dokumentów generowanych przez Twoją firmę lub instytucję? Sprawdź, na jakie aspekty warto zwrócić uwagę, aby wybrać rzetelnego usługodawcę, a tym samym zagwarantować bezpieczeństwo przekazywanych danych.
- Doświadczenie. Im dłużej firma zapewniająca niszczenie dokumentów działa na rynku, tym najczęściej większym doświadczeniem może się pochwalić. Wie zatem, jak obchodzić się z poszczególnymi nośnikami danych, a także jak je w bezpieczny i sprawny sposób utylizować. Same zapewnienia o doświadczeniu to jednak nie wszystko. Podmiot powinien być w stanie udokumentować swoje realizacje. Może również przedstawić case study.
- Zgodność z normami. Niszczenie dokumentów powinno odbywać się zgodnie z prawem, w tym zwłaszcza z normą ISO/IEC 21964 i zapisami RODO. Jeżeli firma utylizuje dane bez powoływania się na nie, nie jest godna zaufania. Podmiot powinien dysponować także certyfikatami poświadczającymi, że zachowuje normy w zakresie zarządzania bezpieczeństwem, takie jak np. ISO 27001.
- Opinie klientów. Im lepszą reputacją może pochwalić się firma zapewniająca niszczenie dokumentów, tym większe prawdopodobieństwo, że należycie wywiązuje się ze swoich zadań. Pamiętaj, to, że podmiot nie dysponuje wieloma opiniami w internecie, nie dyskwalifikuje go, o ile przedstawi Ci pisemne referencje lub case study.
- Sprzęt do niszczenia nośników danych. Usługodawca powinien dysponować profesjonalnym sprzętem do niszczenia różnych nośników danych, nie tylko dokumentów papierowych, ale również kart plastikowych, płyt CD/DVD czy też dysków twardych. Tylko wówczas będzie w stanie zutylizować informacje w adekwatny sposób, zgodny z klasami ochrony danych i stopniami bezpieczeństwa przewidzianymi w normie ISO/IEC 21964. Firma zewnętrzna może też korzystać z usług bezpiecznej niszczarni.
- Polisa ubezpieczeniowa. Nawet najbardziej doświadczonej firmie może zdarzyć się błąd, który mógłby doprowadzić do wycieku danych i w konsekwencji narazić Cię na straty finansowe. Ubezpieczenie OC pozwoli zrekompensować ewentualną szkodę.
Jak wybrać firmę świadczącą usługi niszczenia dokumentów? 2 dodatkowe aspekty
Doświadczenie, prowadzenie działalności w zgodzie aktualnie obowiązującymi normami czy też posiadanie polisy OC to nie wszystkie aspekty, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze firmy, która ma zająć się niszczeniem dokumentów. Co jeszcze jest ważne?
- Profesjonalna firma powinna być w stanie przedstawić plan ciągłości działania, np. na wypadek zaistnienia nieprzewidzianych zdarzeń. To gwarancja, że nie zostaniesz bez opieki profesjonalistów nawet w wymagających okolicznościach.
- Rzetelny podmiot opracuje także exit plan. Zabezpieczy on Twoje interesy na wypadek rezygnacji z usług. Dzięki niemu możesz liczyć na wsparcie profesjonalistów, nawet jeśli zechcesz zmienić usługodawcę.
Wybór firmy oferującej niszczenie dokumentów powinien zostać poprzedzony wnikliwą analizą rynku. Sprawdzić warto takie aspekty jak m.in. doświadczenie, działanie w zgodzie z normami czy też posiadanie tzw. exit planu. Tylko ich dogłębna ocena pozwoli wybrać rzetelnego usługodawcę, który zagwarantuje sprawne, a przede wszystkim bezpieczne niszczenie dokumentów.