Zakup niszczarki dla firmy to z pewnością dobra decyzja. Sprzęt wysokiej jakości znajdzie zastosowanie w każdym biurze, które okresowo musi niszczyć niektóre dokumenty. Jednak obecnie rynek niszczarek jest tak bogaty, że z łatwością można się w nim pogubić. Co wybrać? Jakie parametry są ważne, a które całkowicie nie mają znaczenia? Przyjrzymy się biurowym niszczarkom i podpowiemy, które najlepiej wybrać.
Wybieramy niszczarkę – jakie dokumenty będziemy utylizować?
Przy wyborze biurowej niszczarki należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Jednym z nich jest to jakie dokumenty zamierzamy utylizować. Większość biurowych niszczarek jest przeznaczone głównie do aktów papierowych. Jeżeli tylko tego rodzaju dokumentacja jest przetwarzana w naszej firmie to nic nie stoi na przeszkodzie aby wybrać właśnie takie urządzenie. Na rynku są jednak dostępne niszczarki z oddzielnym wejściem na płyty CD i DVD oraz na karty kredytowe czy innego rodzaju karty magnetyczne. Nośników tych nie można niszczyć za pomocą ostrzy przeznaczonych do papieru. Mogą zostać uszkodzone i cała niszczarka straci swoją funkcjonalność. Niektóre firmy na płytach przechowują dane dotyczące kontrahentów czy też informacje kadrowe o pracownikach. Wprawdzie jest to praktyka zanikająca jednak jeśli nadal funkcjonuje w naszym przedsiębiorstwie to warto zaopatrzyć się w niszczarkę biurową, która umożliwi utylizowanie również tych nośników. Karty kredytowe są stosowane przede wszystkim w sektorze bankowości i finansów. Natomiast karty magnetyczne mogą być stosowane jako przepustka pozwalająca wejść do zakładu. Konieczność niszczenia takich kart zachodzi głównie wtedy gdy tracą swoją ważność. Jeśli są stosowane w firmie to warto wziąć to pod uwagę przy wyborze niszczarki.
Parametry niszczarki – pojemność zbiornika niszczarki i moce przerobowe
Kolejnym ważnym czynnikiem, jaki należy rozpatrzyć przy wyborze niszczarki do biura, jest pojemność zbiornika na zniszczone ścinki a także moce przerobowe urządzenia. Pierwszy czynnik będzie nam mówił o tym, jak często będziemy musieli opróżniać pojemnik niszczarki, w którym przechowywane są ścinki po zniszczonych dokumentach. Im więcej akt planujemy niszczyć, tym większy zbiornik lepiej wybrać. Jednak mniejsze pojemniki to także większe bezpieczeństwo, ponieważ ścinki są na bieżąco usuwane z biura i nie zalegają w niszczarce tygodniami. Idąc dalej weźmy pod lupę moce przerobowe niszczarki do papieru. Określane są one najczęściej w liczbie kartek, które można niszczyć jednocześnie a także w liczbie kartek niszczonych na minutę. Producenci sprzętu najczęściej zamieszczają takie informacje w specyfikacji. Jeśli dokumenty niszczone w biurze to wyłącznie pojedyncze kartki likwidowane okazjonalnie to nie ma potrzeby nadmiernie martwić się o ten parametr. Jednak jeśli dokumenty przeznaczone do niszczenia piętrzą się na stosach lub utylizowane są hurtowo i zależy nam na szybkim uporaniu się z pracą to warto wybrać urządzenia dostosowane do takiego trybu pracy, czyli pozwalające niszczyć więcej kartek jednocześnie i gwarantujące wysoką wydajność pracy.
Bezpieczeństwo danych – co będą zawierały niszczone przez nas dokumenty?
Ostatnim, choć wcale nie mniej ważnym, aspektem do rozważenia przy zakupie niszczarki biurowej jest bezpieczeństwo danych. Urządzenie powinno zostać dobrane pod kątem zawartości niszczonych dokumentów. Dlaczego? Ponieważ niszczarki do papieru oferują różne klasy bezpieczeństwa w zależności od rodzaju ostrzy oraz wielkości i kształtu ciętych elementów. Niszczarki o najniższej klasie bezpieczeństwa tworzą z dokumentów długie pasy, które jednak nie nadają się do utylizacji danych osobowych a tym bardziej danych wrażliwych. Im wyższa klasa bezpieczeństwa niszczarki tym mniejsze elementy otrzymujemy w procesie niszczenia akt. Oznacza to, że znacznie trudniej byłoby odzyskać z nich jakiekolwiek dane i informacje. Dlatego przed zakupem należy przemyśleć, jakie dokumenty będziemy niszczyć, aby odpowiednio dobrać klasę bezpieczeństwa urządzenia.
Uwzględniając wszystkie te czynniki znacznie łatwiej będzie dobrać niszczarkę biurową dostosowaną do naszych potrzeb.